どうも、先週誕生日を迎えていた、カテナリーです。
普段は図書館業務や趣味などでOfficeソフトを活用している者です。
先週は、Excelにおけるプルダウン設定の方法についてご紹介しました。
プラスでキーボード操作での作業効率ＵＰの話も。
今週は、これにもう少し応用をきかせた話です。
プルダウンの項目を変更したい場合、いちいち設定画面で入力するのはとてもしんどいです。
また、選ぶ項目数が多くなると入力文字が単純に長くなり視覚的にもしんどい。
それを解消するための１つの手段として見ていってください。
別のシートに項目を列挙
まず、自分が主で使っている部分とは違うエリアにリストの項目を列挙します。
僕のおすすめは別シートに専用フォームを設けておく。
別シートじゃなくてもかまいませんが、自分はそうしています。
次に、実際にプルダウン設定したいセルを選択した上で「データの入力規則」を設定します。
ここは、先週お話しした内容なので大丈夫なはず。
出てきたウインドウで「入力値の種類」を「リスト」にします。
そして肝心の「元の値」ですが、先ほど列挙した項目を範囲指定します。
設定が終わったら「ＯＫ」。
選択したセルに「▼」が付いていれば、設定完了です。
中身を見ると、ちゃんと別シートで列挙した項目が選べるようになっています。
この状態で、項目の内容を変えるとそれが反映されるようになります。
（状況によってはエラーマークが出ます。これについては別記事で紹介する予定）
以下の画像は「文字」を「もじ」に変更した場合。
リストの長さが変えられる
項目を増やしたり減らしたい場合は、その範囲を変えるだけで一気に設定できます。
列挙した部分に項目を追加もしくは削除します。
その後、プルダウン設定した箇所の「データの入力規則」を選択。
「元の値」で設定されている範囲を拡大してあげましょう。
複数のセルで同じプルダウン設定している場合は、「同じ入力規則が設定されたすべてのセルに変更を適用する」にもチェックを忘れずに。
以下は、末尾に「不明」という項目を追加した時。
これで「ＯＫ」することで選択項目の変更ができます。
まとめ
- プルダウンの項目は別にまとめておくと良い
- 項目数の増減が容易に可能
以上、項目の編集を容易に行うためのプルダウン設定についてご紹介いたしました。
これ以外にもExcelやPowerPointで気になることがありましたら
ぜひコメント等で書いてみてください。
答えられる範囲で答えてみます。
それではまた来週～。
